Polityka prywatności Centralny Hub Logistyczny

1. Postanowienia ogólne 1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Centralny Hub Logistyczny (dalej: „Spółka”, „my”, „nas”), działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. 1.2. Polityka ma zastosowanie do klientów, kontrahentów, użytkowników naszych serwisów internetowych, przedstawicieli biznesowych, kierowców, dostawców oraz innych osób, których dane przetwarzamy w związku z naszą działalnością. 1.3. Przetwarzając dane osobowe stosujemy przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawy o ochronie danych osobowych oraz inne obowiązujące przepisy prawa polskiego i UE.

2. Administrator danych 2.1. Administratorem danych osobowych jest Centralny Hub Logistyczny z siedzibą w Polsce. 2.2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się z nami skontaktować:

   • pocztą tradycyjną: Centralny Hub Logistyczny, Polska
   • e‑mailem: [adres e-mail administratora]
   • telefonicznie: [numer telefonu administratora] 2.3. Możemy wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych. Jeśli został wyznaczony, dane kontaktowe IOD będą udostępnione na naszej stronie internetowej lub w inny zwyczajowo przyjęty sposób.

3. Zakres przetwarzanych danych 3.1. W zależności od rodzaju relacji i celu przetwarzania możemy przetwarzać w szczególności:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, PESEL (jeżeli wymagają tego przepisy), seria i numer dokumentu tożsamości (w przypadkach przewidzianych prawem),
   • dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów,
   • dane dotyczące umów i realizacji usług: numery umów, informacje o ładunkach, przesyłkach, zleceniach transportowych i logistycznych, historia współpracy, informacje o płatnościach,
   • dane niezbędne do rozpatrywania reklamacji, roszczeń i zgłoszeń,
   • dane kierowców i osób odpowiedzialnych za realizację transportu: dane identyfikacyjne, numery uprawnień, informacje o pojeździe (np. numer rejestracyjny), lokalizacja pojazdu (jeśli stosujemy systemy GPS),
   • dane gromadzone w ramach korzystania z naszych serwisów internetowych: adres IP, dane z plików cookies i podobnych technologii, dane dotyczące aktywności na stronie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych 4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na podstawie następujących podstaw prawnych: A) Zawarcie i wykonywanie umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

   • świadczenie usług transportowych i logistycznych,
   • obsługa zamówień, wysyłek, dostaw, zwrotów,
   • utrzymywanie kontaktu w sprawach związanych z realizacją umowy. B) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
   • wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych,
   • realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, celnych, transportowych, pracy i BHP,
   • udzielanie odpowiedzi na wnioski organów publicznych uprawnionych na mocy prawa. C) Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
   • dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
   • zapewnienie bezpieczeństwa osób, towarów i infrastruktury logistycznej (także monitorowanie wizyjne, jeżeli jest stosowane),
   • zapewnienie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych,
   • analiza jakości usług, optymalizacja procesów logistycznych, statystyka i raportowanie wewnętrzne,
   • utrzymywanie relacji biznesowych, kontakt z przedstawicielami klientów i kontrahentów,
   • marketing bezpośredni własnych usług (z poszanowaniem przepisów dot. komunikacji elektronicznej). D) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
   • wysyłka newsletterów, informacji handlowych drogą elektroniczną,
   • działania marketingowe wykraczające poza uzasadniony interes administratora,
   • inne cele wskazane w treści zgody. 4.2. W każdej chwili mogą Państwo wycofać zgodę, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych 5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane:

   • podmiotom współpracującym przy realizacji usług logistycznych i transportowych (np. przewoźnikom, podwykonawcom, magazynom, firmom spedycyjnym),
   • dostawcom usług IT, hostingu, systemów teleinformatycznych i narzędzi komunikacyjnych,
   • firmom księgowym, doradcom prawnym, podatkowym, audytorom – w zakresie niezbędnym do świadczenia na naszą rzecz usług,
   • firmom kurierskim i pocztowym,
   • bankom i operatorom płatności – w związku z realizacją płatności,
   • ubezpieczycielom – w celach związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia,
   • organom publicznym i instytucjom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa. 5.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych oraz przetwarzania ich wyłącznie na podstawie umowy powierzenia danych lub odpowiednich przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG 6.1. Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). 6.2. Jeżeli w szczególnych przypadkach dojdzie do przekazania danych poza EOG (np. w związku z realizacją międzynarodowego transportu, korzystaniem z określonych rozwiązań IT), będzie się to odbywać wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie:

   • decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
   • standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
   • innych odpowiednich mechanizmów zapewniających właściwy stopień ochrony danych.

7. Okres przechowywania danych 7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

   • dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy – do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy,
   • dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
   • dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania. 7.2. Po upływie stosownych okresów przechowywania dane są usuwane lub podlegają anonimizacji.

8. Prawa osób, których dane dotyczą 8.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do danych (art. 15 RODO),
   • prawo sprostowania danych (art. 16 RODO),
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w określonych przypadkach (art. 17 RODO),
   • prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
   • prawo przenoszenia danych (art. 20 RODO),
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w tym wobec profilowania oraz marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
   • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. 8.2. Aby skorzystać z przysługujących praw, można się z nami skontaktować w sposób wskazany w części 2 niniejszej Polityki. 8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

9. Pliki cookies i podobne technologie 9.1. Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie służące m.in. zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania strony, dostosowaniu jej do preferencji użytkownika, prowadzeniu statystyk oraz działań marketingowych. 9.2. Pliki cookies mogą być:

   • sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki,
   • stałe – przechowywane przez określony czas lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika. 9.3. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie. 9.4. Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies mogą być zamieszczone w odrębnej polityce cookies.

10. Zabezpieczenia danych 10.1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych odpowiednią do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. 10.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie 11.1. Co do zasady nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec osób skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych, w tym profilowanie. 11.2. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy procesy obejmujące zautomatyzowane podejmowanie decyzji lub profilowanie, poinformujemy o tym odrębnie oraz zapewnimy możliwość skorzystania z praw przewidzianych w RODO.

12. Zmiany Polityki prywatności 12.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, zwłaszcza w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie stosowanych technologii lub sposobu przetwarzania danych. 12.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w naszych serwisach internetowych lub udostępniana w inny przyjęty sposób. W przypadku istotnych zmian możemy poinformować o nich w szczególny sposób (np. poprzez wysłanie informacji e‑mail lub stosowny komunikat na stronie).

13. Dane kontaktowe 13.1. Pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności oraz przetwarzania danych osobowych można kierować na adresy kontaktowe wskazane w części 2. 13.2. Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia jej opublikowania i pozostaje w mocy do czasu wprowadzenia kolejnej wersji.”}